Komunikimi mes zyrtarëve për të rinj dhe vetë atyre duhet të jetë në mënyrë më efektive përmes një qasje më pro-aktive, përderisa institucionet duhet të ofrojnë mbështetje dhe hapësirë për të siguruar një njohje më të madhe të pozitës së një zyrtari të tillë pasi ai është person i punësuar në institucion e i emëruar nga udhëheqësi i tij me qëllim që aktivisht të kontribuojë tek të rinjtë nëpërmjet komunikimit dhe ndihmës së ofruar. Ky obligim burimin e tij e ka nga “ligji për politikat rinore si dhe pjesëmarrjen e të rinjve”. Derisa përmbushja në përqindje është e madhe, efikasiteti në praktikë nuk është askund, dhe e gjithë kjo për shkak të komunikimit joadekuat të zyrtarit për të rinj, nënvlerësimit të pozitës nga ana e drejtuesit të institucionit, dhe mosnjohjes së nevojës për ekzistencën e një personi i cili do të flasë me “gjuhën e tyre”, që do t’u përgjigjet pyetjeve si dhe kërkesave të tyre.
Që komunikimi i zyrtarëve për të rinj të jetë më efikas dhe i përmirësuar në kuadër të iniciativës “Zyrtari i të rinjve, urë ndërmjet institucionit dhe rinisë”, një grup joformal i të rinjve nga partitë LSDM, VMRO-DPMNE, BDI, RDM, dhe një aktivisti civil me mbështetje të IRI-t, dhe në kuadër të Institutit për lidership të përparuar, hartuan një dokument me udhëzime për komunikimin efektiv të zyrtarëve me të rinjtë. Qëllimi i tij është ndihma për zyrtarët e emëruar në komuna dhe në institucione shtetërore në komunikimin e tyre me të rinjtë, por edhe me të gjithë qytetarët të cilët i drejtohen institucionit për çështjet rinore. Ligji mbi pjesëmarrjen e të rinjve dhe politikave të tyre e përcakton caktimin e një zyrtari për të rinjtë si obligim i institucioneve, dhe emërimi i një zyrtari të tillë është kryer nga më shumë se 90% e institucioneve. Pasi obligimet e tyre janë të përcaktuara vetëm me vendim të qeverisë dhe jo me ligj, institucionet përcaktojnë detyra të caktuara për zyrtarët e tillë.
Mirëpo në vetë dokumentin thuhet se obligimet duhet detajuar nëpërmjet ndryshimit të “ligjit për çështje rinore dhe politika rinore” dhe përmes vendimeve të qeverisë dhe institucioneve në mënyrë që të kemi një pasqyrë më të qartë të punës së zyrtarëve dhe njohjen e tyre tek të rinjtë. Në përmbajtje të këtij dokumenti ka rekomandime që kanë të bëjnë me atë se ku dhe kur ai duhet të komunikojë me të rinjtë, ndërsa dokumenti udhëzues ofron rekomandime të qarta për zyrtarët me të rinjtë, por njëkohësisht përmban edhe rekomandime për institucionet dhe për të rinjtë. Këto aspekte të përmbajtjes e bëjnë këtë dokument gjithëpërfshirës dhe në të njëjtën kohë qartësojnë punën e zyrtarëve në gjithë vendin.
Dragan Atanasov nga Sindikata për Punë të Rinisë, i cili njëkohësisht është edhe autor i rekomandimeve, niset nga rëndësia e komunikimit në punën e punëtorit rinor. Komunikimi është baza e punës së tij, pavarësisht se natyra e punës në institucione të veçanta ndryshon. Në vendimin e qeverisë theksohet rëndësia e komunikimit, ndërsa zyrtari është person për informimin e të gjithë qytetarëve për çështjet rinore dhe komunikimin. Prandaj, dokumenti i cili është objekt i këtij teksti ka një rëndësi të veçantë.
Zyrtari duhet të përshtat gjuhën në mënyrë që të jetë e kuptueshme për të rinjtë dhe t’u përshtatet stileve dhe nevojave të komunikimit të tyre. Kjo përfshin sqarimin e disa termave që janë abstrakte për të rinjtë dhe që përdoren në gjuhën administrative. Institucioni dhe zyrtari duhet të krijoj një narrativë të orientuar drejt rinisë, e cila do të nënkuptojë përcaktimin e aspekteve të punës së institucionit që janë në interes të rinjve dhe do duhet të komunikohen në një gjuhë të përshtatshme e të kuptueshme për ata përmes një mjeti të përshtatshëm, një rrjeti social ose qasje fizike me të rinjtë.
Dokumenti shkon edhe më tej dhe thekson në detaje se të rinjtë gjithnjë e më shumë komunikimin e bëjnë nëpërmjet rrjeteve sociale dhe shumë pak u përgjigjen telefonatave dhe mesazheve. Nga ana tjetër edhe institucionet ende janë të ngurta sa i përket komunikimit dhe nuk e përshtatin atë në mënyrë që të arrijë tek të rinjtë. Përdorimi i gjuhës administrative është një tjetër pengesë në komunikimin mes tyre.
Autorët e këtij dokumenti i referohen punonjësve rinorë të paidentifikuar dhe organizatave rinore me pretendimin se mënyra më efikase e komunikimit me të rinjtë është duke i afruar ato, dhe jo të presin që të rinjtë të afrohen tek një ngjarje specifike. Sipas konstatimit të tillë mënyra më e mirë për të nxjerrë mendimin e tyre është duke iu afruar atyre në mjediset e tyre. Komunikimi me të rinjtë nuk duhet të jetë fizik pasi komunikimi mes tyre është gjithmonë e më shumë në mënyrë të digjitalizuar. Hapësirat e tyre duhet të bëhen më të aksesueshme dhe më miqësore për të rinjtë nëpërmjet mirëmbajtjes, promovimit dhe mbajtjes së eventeve në interes të tyre, në mënyrë që ato të bëhen hapësira ku do të funksionojë ky grup i qytetarëve. Është thelbësore që institucioni t’i ofrojë informacion në kohë dhe që zyrtari të ketë qasje strategjike në komunikimin e vetë-inicuar me të rinjtë.
Në fund dokumenti jep rekomandime edhe për të rinjtë dhe organizatat rinore dhe menaxhimin e institucioneve si mbështetje për oficerin. Në themel të punës së këtyre zyrtarëve është komunikimi dhe kjo është e zakonshme për të gjithë zyrtarët e emëruar. Pozita e tij është dispozitë e ligjit për pjesëmarrje rinore dhe politika rinore, zbatimi i të cilit është jashtëzakonisht i lartë, mirëpo puna e tij deri tani është e padukshme për publikun. /koha/
